Často kladné dotazy - Synchronizace databáze

CRM verze umožňuje přístup k SQL databázi přes internet. Můžete mít databázi instalovanou centrálně na Vašem firemním serveru a přistupovat k této databázi přes internet (a zároveň i z vnitřní sítě LAN).
Databázi programu 4Contact CRM lze také umístit přímo na internetu. Např. na www.dotnethosting.cz lze zakoupit SQL hosting za cenu 100,-Kč měsíčně (bez DPH). Není nutné pro tento účel mít vlastní doménu.
Další možností je synchronizace databáze a práce off-line (např. obchodní zástupce na cestách, atd). Informace o synchronizaci databáze mezi off-line PC a centrální databázi naleznete zde.

Modul pro synchronizaci dat v programu 4Contact CRM je určen přesně pro tento účel. Obchodní zástupci, kteří pracují v terénu off-line mají na svých noteboocích instalovanou jednouživatelskou verzi programu 4Contact CRM včetně modulu pro synchronizaci dat. Modul pro synchronizaci zaznamenává veškeré změny, které se provedou do databáze (kontakty, aktivity, obchodní případy, poznámky, ...). V okamžiku kdy se obchodní zástupce připojí on-line se svým notebookem k centrální databázi (přes internet, nebo v rámci podnikové sítě LAN) může spustit synchronizaci databáze. Při synchronizaci dat se přenesou do centrální databáze všechny změny provedené na off-line notebooku a naopak lokální databáze na notebooku se aktualizuje daty z centrální databáze.

Synchronizace dat je vhodná pokud chcete:

1. Sdílet data mezi centrální databází a jinou databází (např. databáze na Vašem notebooku).
2. Sdílet data s jinými offline uživateli (obchodní zástupce na cestách nebo pobočka v jiné lokalitě)

Např. obchodní zástupci firmy mohou mít na svých noteboocích lokální kopii databáze. Mohou aktualizovat informace v databázi, přidávat a měnit kontakty, aktivity (schůzky, tel. hovory, úkoly, poznámky), používat sdílený kalendář. V okamžiku kdy se uživatel připojí k centrální databázi a spustí synchronizaci dat, dojde k synchronizaci dat mezi off-line databází a centrální databází. Synchronizace zajistí přenesení změn provedených na notebooku do centrální databáze a naopak.

Pokud má firma pobočku nebo zaměstnance v jiné lokalitě (jiné město, stát), vytvoří se v těchto lokalitách samostatné databáze. Tyto databáze se synchronizují s centrální podnikovou databází přes internet. Připojení k internetu je nutné pouze v průběhu synchronizace dat. Uživatelé pracují off-line a připojují se k centrální databázi pouze pokud chtějí synchronizovat databázi.

Synchronizace kontaktů, aktivit a záznamů o prodeji probíhá na úrovni jednotlivých polí. Když uživatel provede na svém notebooku v offline databázi změnu např. pole Telefon u kontaktu Atlas Consulting a jiný uživatel edituje u stejného kontaktu Atlas Consulting např. pole fax, při synchronizaci se provede sehrání pouze těchto dvou polí (nepřepisuje se celý záznam)..

Uživatel může být také připojen k centrální databází on-line přes internet. Bez ohledu na to zda právě používá svůj notebook nebo se nachází v jiné pobočce firmy. V tomto případě však není nutná synchronizace dat protože veškeré změny se provádí přímo v centrální databázi on-line.