Synchronizace dat v programu 4Contact CRM umožňuje práci uživatelů s aktuálními informacemi (kontakty, aktivity, kalendář, prodej) ať již jsou připojení k centrální databázi on-line nebo pracují offline (bez přímého přístupu k centrální databázi).

Synchronizace dat je vhodná pokud chcete:

1. Sdílet data mezi centrální databází a jinou databází (např. databáze na Vašem notebooku).

2. Sdílet data s jinými offline uživateli (obchodní zástupce na cestách nebo pobočka v jiné lokalitě)

Např. obchodní zástupci firmy mohou mít na svých noteboocích lokální kopii databáze. Mohou aktualizovat informace v databázi, přidávat a měnit kontakty, aktivity (schůzky, tel. hovory, úkoly, poznámky), používat sdílený kalendář. V okamžiku kdy se uživatel připojí k centrální databázi a spustí synchronizaci dat, dojde k synchronizaci dat mezi off-line databází a centrální databází. Synchronizace zajistí přenesení změn provedených na notebooku do centrální databáze a naopak.

Pokud má firma pobočku nebo zaměstnance v jiné lokalitě (jiné město, stát), vytvoří se v těchto lokalitách samostatné databáze. Tyto databáze se synchronizují s centrální podnikovou databází přes internet. Připojení k internetu je nutné pouze v průběhu synchronizace dat. Uživatelé pracují off-line a připojují se k centrální databázi pouze pokud chtějí synchronizovat databázi.

Synchronizace kontaktů, aktivit a záznamů o prodeji probíhá na úrovni jednotlivých polí. Když uživatel provede na svém notebooku v offline databázi změnu např. pole Telefon u kontaktu Atlas Consulting a jiný uživatel edituje u stejného kontaktu Atlas Consulting např. pole fax, při synchronizaci se provede sehrání pouze těchto dvou polí (nepřepisuje se celý záznam)..

Uživatel může být také připojen k centrální databází on-line přes internet. Bez ohledu na to zda právě používá svůj notebook nebo se nachází v jiné pobočce firmy. V tomto případě však není nutná synchronizace dat protože veškeré změny se provádí přímo v centrální databázi on-line.